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Agent(e) de planification et de programmation

Direction des finances

Service de l’approvisionnement

  • Poste permanent à temps complet

Date du début de l’affichage : 8 octobre 2021
Date de fin de l’affichage : 22 octobre 2021


Urgences-santé en bref c’est : 1500 employés dont 1000 paramédics, 115 répartiteurs médicaux d’urgence, 284 000 interventions et 373 000 appels par année, 1 centre de communication santé qui reçoit les appels 9-1-1, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert, 18 centres hospitaliers, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence du Québec.

Tâches et responsabilités :

Sous la responsabilité du chef de service de l’approvisionnement, la personne est chargée d’effectuer des recherches, de préparer des méthodes d’analyse et de planification au Service d’approvisionnement dans le but de fournir une assistance ou un soutien professionnel(le) aux requérants. Elle fournit des conseils relativement à l’amélioration de la gestion des achats et des stocks. Son rôle est de veiller au respect des lois, politiques et règlements en vigueur. Elle s’assure de l’intégrité des processus d’approvisionnement.

Plus spécifiquement, mais sans s’y limiter, les principaux défis sont de :

Appels aux marchés

  • Coordonner l’ensemble des opérations d’acquisition de biens en vue de satisfaire de façon optimale les besoins des clients;
  • Développer des stratégies d’acquisitions et établir un échéancier de réalisation;
  • Élaborer les documents d’appels d’offres, d’avis d’intention, d’avis d’intérêt et des contrats;
  • Supporter la clientèle interne lors de leur élaboration des devis, participer à la sélection des critères de conformité, de recherche et de sélection des fournisseurs potentiels;
  • Analyser les offres des soumissionnaires, évaluer la conformité avec les exigences requises, effectuer des études comparatives et des analyses financières telles : amortissements, coût/bénéfice, financement, garanties, etc.,
  • Recommander un ou des adjudicataires, rédiger la recommandation et supporter celle-ci par un justificatif en recueillant des données comparatives et/ou des informations contextuelles;
  • Élaborer les documents contractuels;
  • Concevoir, rédiger et mettre à jour des guides de processus;
  • Planifier des stratégies de négociations, effectuer les recherches nécessaires pour colliger les données pertinentes concernant le bien ou le service à négocier et assumer le leadership de la négociation;
  • S’assurer que toutes les informations pertinentes sont correctement complétées dans le dossier physique et électronique;
  • Assumer la gestion des contrats d’acquisition et plus particulièrement l’exécution des redditions requises selon les normes du Secrétariat du Conseil du trésor ;
  • Élaborer des processus d’évaluation des fournisseurs en vertu de la réglementation qui nous régit;
  • Assurer le respect des obligations de la part des fournisseurs;
  • Analyser les devis techniques ainsi que les cahiers des charges et devis et recommander des modifications en vue de concilier les possibilités du marché, la règlementation et les besoins des clients;
  • Effectuer des analyses de marché.

Gestion contractuelle

  • Élaborer des projets d’intervention visant à réduire les coûts d’acquisition de biens, tout en assurant la disponibilité des biens ou services sans rupture de stock ou de services de quelque façon que ce soit;
  • Effectuer diverses études, analyses et recherches en vue de développer des mécanismes souples et efficaces d’approvisionnement afin de réduire les coûts d’acquisition de biens et de services;
  • Élaborer et appliquer des procédures de gestion d’acquisition et de négociation;
  • Assurer le suivi quotidien de certains fournisseurs en regard aux problèmes d’approvisionnement;
  • Mettre en place des procédures de règlement des problèmes avec les fournisseurs;
  • Participe avec les clients à l’évaluation des fournisseurs.

Service à la clientèle

  • Conseiller les usagers dans les procédures d’acquisition de biens et services en tenant compte des données recueillies;
  • Procéder à des consultations auprès des clients internes, auprès des fournisseurs et de tout autre Service et faire rapport des résultats obtenus;
  • Supporter les clients dans l’utilisation du système gestion des ressources matérielles (GRM);
  • Être un intermédiaire entre les clients internes et les fournisseurs;
  • Participer aux différents comités en lien avec les services à la clientèle interne;
  • Communiquer tout changement concernant les contrats en cours ou sur les produits utilisés.

Gestion base de données

  • Recueillir et maintenir à jour des données complètes et récentes sur toutes les acquisitions en biens et services;
  • Piloter la section chaine d’approvisionnement du système de gestion des ressources matérielles (GRM);
  • Gérer les applications utilisées par la Corporation d’urgences-santé ex ; SEAO, Logiciel de regroupement d’achats, BD corpo et celles qui pourraient s’ajouter;
  • Utiliser des solutions d’intelligence d’affaires (entrepôts de données).

Prérequis

  • Détenir un diplôme universitaire de 1er cycle Baccalauréat en administration, logistique, en droit des affaires ou dans tout autre domaine pertinent à l’emploi;
  • Deux (2) ans d’expérience dans un poste de gestion d’approvisionnement;
  • Expérience dans le réseau de la santé, un atout.

​​​​​​​Compétences personnelles et professionnelles

  • Bonne connaissance des outils Microsoft;
  • Maitrise de la LCOP (Loi sur les contrats des organismes publics);
  • Excellente maitrise de la langue française à l’oral et à l’écrit;
  • Excellente maitrise des principes de base de négociation;
  • Capacité d’intervenir dans des situations difficiles et délicates;
  • Capacité à gérer les priorités;
  • Capacité à réaliser plusieurs mandats simultanément avec une approche de travail organisée et structurée;
  • Souci du service à la clientèle;
  • Connaissance de base en gestion d’équipe;
  • Excellentes communications interpersonnelles ;
  • Aptitude à établir et à entretenir une relation de confiance avec les clients et à travailler en équipe;
  • Capacité d’analyse et de prise de décision;
  • Rigueur, autonomie, sens des responsabilités et de l’éthique;
  • Capacité à innover;
  • Connaissance des achats regroupés au sein du réseau serait un atout majeur;
  • Connaissance d’un logiciel de gestion des ressources matérielles, serait un atout majeur (exemple : Oracle, JB Edwards, SAP, Logibec, Médisolution ou autres).

Conditions de travail et rémunération

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé.

Rémunération : 42 406 $ à 80 357 $ selon l’expérience.

Note

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité.

Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.

 

 

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